Подготовка к выставке

За последние десять лет я провёл около двадцати выставок в России, Украине и странах Прибалтики. В этой заметке хотелось бы поделиться своим опытом по подготовке к данному мероприятию.

Павел ШУДНЕВ

Прежде чем начать разговор непосредственно о подготовке, озвучу несколько своих мыслей по поводу выставок как таковых.

Первое: к современным выставкам я отношусь очень и очень скептично. Причина скептицизма кроется в том, что сегодня выставки за редким исключением не могут решать задач, которые перед ними ставятся – привлекать клиентов. Об этом говорят как сами участники различных выставок, так и косвенные факторы. Так, например, сокращаются выставочные площади (как выставок, так и стендов участников), участников ежегодно становится меньше.

В некоторых павильонах можно наблюдать довольно грустные картины – когда участников больше, чем посетителей… Я регулярно посещаю различные тематические выставки – исключительно в роли посетителя. И каждый раз я задаю одни и те же вопросы разным участникам:

  • Как вам выставка? Какие у вас от нее впечатления?
  • Что изменилось в сравнении с прошлым годом?
  • С какой целью вы участвуете в выставке?
  • Как вы думаете, окупится ли для вашей компании эта выставка?

Порой очень показательно не то, ЧТО отвечают на эти вопросы, а то, КАК на них отвечают. Кислые выражения лица могут сказать очень многое… Кстати, говоря о впечатлениях, нередко люди замечают, что и посетителей становится меньше. Если же говорить о качественном составе посетителей, то и он хромает: насколько мне известно, выставки посещает всё меньше профессионалов и всё больше «пылесосов» (людей, единственная цель которых собрать как можно больше рекламных проспектов и различных сувениров).

В общем, выставки явно идут на спад.

Второе. Выставка – это место, где встречаются продавцы и покупатели различных товаров и услуг (а также различные тематические и псевдо тематические СМИ). До масштабного распространения интернета – где-то до 2005 года – это на самом деле было очень эффективное мероприятие (при правильной организации, разумеется). Сегодня местом встречи продавцов, покупателей и иже с ними стал интернет.

Поэтому я искренне рекомендую: прежде чем приступать к подготовке к выставке, хорошенько подумать, а надо ли вписываться в это мероприятие вообще. И если надо, то зачем?

Сформулируйте цели выставки

С моей точки зрения, у выставки может быть только одна цель – привлечение клиентов. По-моему, это разумно. В России же я постоянно слышу всякие бредни об «имиджевом мероприятии». Это примерно как на вопрос «Для чего вы участвуете в выставке?» услышать ответ «А потому что!»

Мне на самом деле кажется, что многие действительно не понимают, зачем они участвуют в выставке. Аргументы из серии «участвуем традиционно – уже не первый год» (привычка), «все это делают» (стадной инстинкт), «имиджевое участие» (имитация бурной деятельности) для меня, мягко говоря, не убедительны.

Поэтому первым делом стоит определиться, зачем вашей компании это надо? Какую цель вы преследуете? Чего вы с помощью выставки хотите добиться? То есть, нужно четко сформулировать вашу цель (или цели). Это – первый шаг в подготовке к выставке. Цели нужны для того, чтобы потом – по окончании выставки – вы могли оценить ее успешность. Если цели достигнуты – выставка успешная, не достигнуты – не успешная (зато приобрели опыт) и т.д.

Получите обратную связь

Ок, цели поставлены. Однако не спешите бронировать выставочную площадь. Сначала соберите хоть какую-то обратную связь от компаний, которые в рассматриваемой вами выставке участвовали в прошлом году. Список участников прошлых лет всегда есть на сайте организаторов. Все, что вам останется сделать – выбрать несколько компаний (скажем, пяток), найти их координаты и пообщаться с их представителями.

Возможно, вам повезет, и человек, с которым вы будете разговаривать, расскажет всё как на духу. Скорее всего, это будет не совсем так и уж точно не всегда так. В таком случае очень полезным может оказаться простой вопрос: будете ли вы участвовать в этой выставке в этом году? И почему?

В данном случае я также рекомендую обращать внимание не только на то, ЧТО говорит ваш собеседник, но и на то, КАК он это говорит. (Заметьте: я всё ещё очень скептичен к данному виду маркетинговых активностей.) Допустим, что ответы оказались для вас убедительными и вы полны решимости «взять рынок штурмом» (как говорит один из моих клиентов), и выставка для вас – идеальный вариант… Что ж, тогда пора приступать к подготовке!

Главные шаги подготовки к выставке

Большинство людей почему-то не задумываются над тем, где происходит выставка. Более того, сам этот вопрос кажется слегка странным: выставки ведь происходит в выставочном комплексе, правильно? Ну, не совсем.

Подумайте о том, как вы сами ходили по выставкам, что вы на них делали, и что вы делали после них. Скорее всего, вы шли на выставку с какой-то целью – например, ознакомиться с новинками в сфере сантехники, чтобы потом выбрать наиболее подходящую для вашей ванной раковину. Что вы делали? Вы посещали стенды, которые представляли данную продукцию, общались с представителями различных компаний, и собирали различные раздаточные материалы – каталоги, буклеты, проспекты, компакт-диски и т.д.

После выставки вы приносили все это добро домой (в офис), где вместе с супругой (коллегами) искали наиболее интересные конкретно для вас варианты. Отсюда вопрос: так где происходит выставка – в выставочном павильоне, или же у вас дома (в офисе)?!

Формально – в павильоне, фактически – дома или в офисе у клиента. Вы спросите: почему это важно? А потому, что если выставка происходит НЕ в павильоне, а ВНЕ ЕГО СТЕН, то основное внимание стоит уделять не оформлению стенда (как это обычно делается), а именно раздаточным материалам! Ведь именно они будут оказывать на ваших потенциальных клиентов решающее воздействие! На мой взгляд, понимание этого – основа успеха в выставке.

Поэтому при подготовке к участию в выставке, не поленитесь – уделите должное внимание раздаточным материалам.

Список прочих вещей, которые надо сделать

Подготовка к выставке (выставочный стенд)

Остальные вещи, с моей точки зрения, намного проще:

  1. Выберите подходящую для вас площадь
  2. Подберите под нее место и забронируйте его
  3. Разработайте план стенда. Как вы планируете представить вашу продукцию – на витринах или демонстрационных стендах? Где будет происходить общение с посетителями – стоя, сидя за столом на открытом пространстве или в специальной переговорной?
  4. Будете ли вы угощать ваших клиентов кофе, алкоголем, конфетами и пр.? Возможно, для этого понадобится оборудовать отдельный источник питания
  5. Каким будет освещения вашего стенда? Что вы будете освещать?
  6. Сколько электричества вам потребуется? Хватит ли стандартной мощности?
  7. Будет ли у вас гардеробная? Если выставка проходит зимой или осенью, то где-то нужно будет держать верхнюю одежду – как вашу, так и части ваших посетителей
  8. Кто будете работать на стенде? Составьте график – по дням (возможно, и по часам)
  9. Хорошо ли эти люди знают вашу компанию и ее продукцию? Смогут ли они ее представлять? Протестируйте знания и коммуникационные навыки ваших сотрудников
  10.  Будет ли у вас дресс-код? Если да, неплохо бы о нем сообщать заблаговременно
  11. Кого из ваших существующих и потенциальных клиентов вы планируете пригласить на выставку? Составьте список
  12. Как вы собираетесь привлекать аудиторию на ваш стенд? Подумайте о мероприятиях как на выставке, так и вне ее (работы с СМИ, рассылки по электронной почте, посты в социальных сетях и пр.). Лотерея может стать банальной, но весьма эффективной затеей
  13. Подготовьте достаточное количество раздаточных материалов
  14. Обязательно удостоверьтесь, что у всех ваших сотрудников на выставке будут визитки
  15. Сделайте также корпоративные визитки
  16. Закажите бэджи для всех ваших сотрудников
  17. Подготовьте информацию для размещения в выставочном каталоге

Вот, в общем-то, и все. Дело в том, что сейчас я и сам занимаюсь подготовкой к очередной выставке, поэтому отчасти написал эту заметку в целях самопроверки…

Удачной выставки!!!

Другие статьи
Как привлекать клиентов бесплатно?
Большинство способов привлечения клиентов платные. Однако сегодня можно привлекать клиентов и совершенно бесплатно! Так, описанным ниже способом можно привлечь больше клиентов, чем, например, с помощью рекламы. Читать далее
Как привлечь клиентов
В этой статье перечислены известные мне способы привлечения клиентов: как без помощи продавцов, так и с их помощью. Читать далее
Мой курс «Привлечение клиентов через Интернет»
Хорошая новость для тех, кто интересуется привлечением клиентов: в понедельник, 30 сентября, в образовательном центре «Дом Бенуа» (Санкт-Петербург) стартует мой курс «Привлечение клиентов через Интернет». Программа курса рассчитана на 10 дней, цена вопроса – 10.000 рублей. Читать далее
Как сделать так, чтобы клиенты сами приходили к вам?
В прошлой заметке мы выделили два ключевых способа привлечения клиентов: с помощью продавцов и без помощи оных (третий способ – комбинация первых двух). Очевидно, что второй способ – более сложный. О нём и поговорим. Читать далее